Eva le Floch – OAKland Group

La loi du 5 septembre 2018 a créé une nouvelle certification pour les dispensateurs de formation. Depuis le 1er janvier 2022, cette certification est donc désormais obligatoire pour tous les prestataires de formation qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés. Au-delà de l’aspect réglementaire, c’est une véritable opportunité pour aborder votre activité sous l’angle data. Comment transformer cette contrainte réglementaire en un levier d’optimisation stratégique ?

Pourquoi la certification Qualiopi ?

Le nombre d’organismes de formation n’a cessé de croître ces dernières années. La France compte ainsi à fin janvier 2021 (selon les chiffres mis à jour sur le site officiel du gouvernement data.gouv.fr) : 93 193 organismes de formation déclarés. Dans ce vaste paysage de la formation, il n’est pas simple pour le futur apprenant de s’y retrouver et de faire son choix.

La certification Qualiopi est alors venue clarifier cette offre de formation, en imposant un référentiel qualité unique à toutes les structures de formation, que ce soient les organismes de formation, les centres de formation des apprentis, ou encore les prestataires d’actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience.

L’obtention de cette certification confère aux organismes de formation une légitimité et une crédibilité leur permettant de faciliter le choix des apprenants et ainsi de se différencier sur ce marché concurrentiel de la formation.

Comment obtenir la certification Qualiopi ?

Comme expliqué sur le site du ministère du travail, du plein emploi et de l’insertion, la certification « Qualiopi » est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac) sur la base du référentiel national qualité.

Ce référentiel est organisé autour de 7 critères qualité :

1. Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

2. Identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.

3. Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

4. Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

5. Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

6. Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

7. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Pour chacun des 7 critères, le référentiel précise les indicateurs à mettre en œuvre, en fonction de la catégorie d’action concernée (action de formation, bilan de compétence, VAE, formation par apprentissage).

Pour obtenir la certification « Qualiopi », les prestataires d’actions concourant au développement des compétences doivent :

  • formuler une demande de certification auprès d’un organisme certificateur ;
  • signer un contrat avec un organisme de certification ;
  • se soumettre à un audit initial, puis un audit de surveillance à plus ou moins 18 mois, enfin à un audit de renouvellement au bout de 3 ans.

Sur le papier, rien d’exaltant… bien que nécessaire pour rassurer toutes les parties prenantes sur la qualité de ses formations, tous les organismes ayant déjà participé à des audits qualité, savent à quel point la préparation de ces derniers peut être chronophage et stressante.

Et pourtant, quoi de mieux qu’un nouveau référentiel qualité pour venir se poser les bonnes questions sur sa stratégie, son organisation et surtout identifier quelles sont les opportunités que l’on peut en tirer.

Comment faire du cadre règlementaire un levier d’opportunités ?

La première opportunité dégagée par l’obtention de la certification Qualiopi est bien sûr l’aspect financier, avec la possibilité de faire financer ses formations par des fonds publics ou mutualisés, mais pas seulement…

La préparation d’une certification de ce type sous-entend de réaliser un audit complet de son organisation interne, de ses ressources ou encore de ses pratiques métiers. Cette vue d’ensemble permet de prendre du recul sur la totalité de son offre de formation et ainsi de la clarifier afin d’en assurer une bonne cohérence et un développement en phase avec les besoins du marché.

Par manque de temps principalement, très rares sont les organismes qui reprennent ainsi de « A à Z » l’intégralité de leur processus depuis la phase de publicité de l’offre de formation, jusqu’aux enquêtes d’insertion post formation. Pourtant, les écarts initialement identifiés permettront de définir clairement le plan d’amélioration continue nécessaire, afin de remettre toute l’organisation au diapason et ainsi délivrer la meilleure prestation possible.

Et une fois n’est pas coutume, la gestion de la data se retrouve encore au centre de tous les besoins. En effet, une fois les process remis à jour, et les salariés sensibilisés et formés aux nouveaux critères qualité, le plus dur reste l’agrégation des données. 

En quoi cette certification nous conduit-elle à une approche orientée data (« data-driven ») ?

Comme tout processus de certification, Qualiopi se repose sur une connaissance réelle et mesurable d’une activité, elle s’appuie donc sur la data. 

Les données nécessaires pour répondre aux différents audits de la certification ne sont pas nouvelles, elles sont généralement déjà collectées à différents moments du processus de formation et utilisées par de nombreux services et issues de différents systèmes (ERP, CRM, SI RH, etc.). Cependant, pour pouvoir les mobiliser en temps réel et s’assurer de leur unicité, il est impératif d’avoir optimiser cette gestion data en amont au sein de votre organisation.

La démarche mise en place pour répondre aux exigences de cette certification nous oblige en quelque sorte à aborder le sujet sous l’angle « data ». Bien que demandant certains efforts lors de sa mise en place (il n’est jamais facile de changer de paradigme), cette façon d’aborder le sujet forcément ancré dans les habitudes d’une organisation, va très vite se révéler d’une efficacité redoutable et ouvrir le champ pour l’appliquer à d’autres sujets.

Profitez de cette opportunité pour développer votre stratégie en mode “data process driven”.

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