Thomas de La Bigne, Responsable Entreprises, COOPREX International.
et Fabrice Blanc, Head of Group Strategic Alliances & Channel Management, OAKLand Group
Ce n’est pas un scoop : la transformation digitale des entreprises est un atout majeur pour la réduction des coûts et la pérennisation de leur activité. Si la prise de conscience des décisionnaires sur le sujet n’est plus à faire, la période que nous venons de traverser a considérablement accéléré la nécessité du passage à l’acte. Mais, bien qu’indispensable, sa mise en œuvre est rarement une sinécure. Et pourtant…
Les pertes d’exploitation, l’arrêt des productions, le ralentissement de l’activité… conduisent les entreprises, de manière irrémédiable, à optimiser les coûts, réduire le TCO (Total Cost of Ownership) et repenser leur organisation.
L’un des moyens les plus performants réside dans l’automatisation et la réaffectation des équipes sur des activités à plus forte valeur ajoutée.
Toutefois, la mise en place de tels projets peut s’avérer complexe. Elle nécessite une approche à 360° (de la data à la conduite du changement) combinant technologie, implication des collaborateurs et expertises externes : la formule d’un projet fédérateur.
Fiabiliser les données pour automatiser
Bien entendu, lorsque nous parlons de transformer les processus, il s’agit avant tout de mettre l’information au service de l’opérationnel.
La mise en place d’outils d’automatisation (RPA) n’est pas une complexité en soi. Mais de tels outils ne peuvent fonctionner que s’ils sont alimentés par de l’information adaptée, fiable, conforme et sécurisée. Pour cette raison, il est incontournable de mener une réflexion globale et de s’appuyer sur une réelle stratégie data.
Pour que cette transformation soit efficace, nous devons être en capacité d’identifier les cas d’usage (identiques ou analogues) répondant à ces enjeux. Puis lister l’ensemble des données, internes et externes (souvent issues de sources multiples au sein de l’entreprise), sur lesquelles nous devons nous appuyer. Enfin, il nous faut penser à préparer ces data pour en assurer la qualité et définir les process qui vont les transformer en carburant opérationnel.
Or, pour garantir le succès d’une telle démarche, il faut impérativement prendre en compte l’aspect humain, et ce, dès le départ.
Lever les freins
En effet, les nombreux impacts d’un projet de numérisation vont créer de la résistance au changement, des inquiétudes ou de l’angoisse, alimentées par une importante incertitude parmi les équipes concernées.
On aura beau communiquer sur la nécessité du projet et sur ses avantages, si l’on ne tient pas compte des freins générés au sein des équipes (peurs liées au changement d’organisation, aux nouveaux outils, …), on risque, au mieux, de faire perdre un temps précieux à la transformation, au pire, son échec.
Pour favoriser l’adhésion à un tel projet dans sa globalité, rien de mieux que l’intelligence collective : en permettant aux équipes d’exprimer ce qu’elles ressentent de manière structurée (craintes ou motivations) et en les impliquant en amont dans la mise en œuvre concrète. Les freins ainsi révélés permettent alors d’identifier des dangers, non encore perçus, face auxquels on va pouvoir prendre des précautions. Cela permet de rassurer les équipes, d’éviter blocages ou conflits, et de mettre en lumière de nouvelles opportunités.
Aborder le sujet de façon globale
Dans une optique d’optimisation ou de réduction de coûts, il est donc essentiel en amont de bien identifier les objectifs d’une telle transformation et son alignement avec la stratégie de l’entreprise. Cela permet d’assurer la faisabilité et la cohérence du projet, sa lisibilité auprès des personnes concernées et son lancement.
Toutefois, le succès dépend de la combinaison des expertises stratégique et technologique, avec le savoir-faire qui permet à une entité de se rassembler autour du projet.
On engage alors une démarche qui permet à l’organisation de progresser, d’assurer la pérennité de l’activité, tout en construisant le consensus autour duquel la transformation va s’établir, dans le respect des valeurs de l’entreprise.
